Abgeschlossene Antragsverfahren lassen sich archivieren, alle Prozessschritte, Namen involvierter Sachbearbeiter, Dokumente und Informationen bleiben dabei erhalten. In dieser Wissensbasis können vergangene Aufgabenstellungen rekapituliert werden, falls man bei seltenen Verfahren auf bereits einmal getroffene Entscheidungen oder Erfahrungen von Kollegen zurückgreifen möchte. Selbstverständlich bildet das Archiv auch eine gute Möglichkeit, neue Mitarbeiter an echten Fällen zu trainieren.

Antragsteller müssen nicht wissen, bei wem sie ihre Veranstaltung genehmigen lassen sollen, evenkoo! leitet den Antrag zum richtigen Ansprechpartner. Es ist auch nicht nötig, passende Formulare zu beschaffen. Der Veranstaltungsantrag kann unabhängig von Öffnungszeiten im Internetportal der Kommune über ein dynamisches Online-Formular gestellt werden. Dabei werden alle für die spätere Koordination wichtigen Fragen geklärt. evenkoo! sammelt so bereits alle Informationen, die bei der genehmigenden Stelle für die Beurteilung der beantragten Veranstaltung gebraucht werden. Die Auswahl der zuständigen Genehmigungsbehörde erfolgt anschließend während der Antragsannahme durch sachkundige Bearbeiter. Deshalb kann die Prüfung des Antrags zügig erfolgen, Rückfragen sind oft nicht nötig. Außerdem lassen sich Anträge zu wiederkehrenden Veranstaltungen lokal beim Antragsteller speichern und später erneut verwenden. Das spart gerade beim Beantragen größerer Veranstaltungen Zeit und Aufwand für die Recherche notwendiger Informationen.

Mit evenkoo! haben alle Beteiligten einen stets aktuellen Überblick über die relevanten Aspekte der Verfahren. Auf dieser Basis lassen sich sichere und fundierte Entscheidungen fällen. Mit Hilfe des Veranstaltungskalenders lassen sich frühzeitig Abschätzungen zu benötigten Ressourcen treffen und zeitliche oder ortsbezogene Überschneidungen erkennen. Die Informationen zu abgeschlossenen Anträgen liefern darüber hinaus die Basis für statistische Auswertungen und vorausschauende Betrachtungen.

Für die Sachbearbeiter sind ab dem Antragseingang stets alle zum Vorgang erfassten Inhalte präsent. Dabei kann es sich um Notizen, Dokumente, Stellungnahmen, für Teilbereiche bereits erteilte Genehmigungen oder die Kenntnisnahme durch verschiedene Fachbereiche handeln. Im Veranstaltungskalender sind nach Eingabe eines gewünschten Zeitraums Konflikte und Sperrzeiten stets aktuell einsehbar. Deshalb kann ein zentraler Ansprechpartner mit Hilfe von evenkoo! bereits im Vorfeld einer Antragsstellung zügig und belastbar Auskünfte zu möglichen Terminen und Veranstaltungsorten geben. Für Auskünfte in laufenden Antragsverfahren und gezielte Nachfragen beim Antragsteller sind durch die stets präsenten Informationen ebenfalls gute Voraussetzungen gegeben.

Nicht alle Sachbearbeiter haben täglich mit der Planung von Veranstaltungen im öffentlichen Raum zu tun. Deshalb ist es hilfreich, dass evenkoo! die vom Einzelnen erwarteten Aufgaben aus einem gemeinsamen Workflow ableiten und beschreiben kann, was im konkreten Fall zu tun ist. Darüber hinaus lassen sich Anträge aus der Vergangenheit zum Nachschlagen benutzen. Das Genehmigungsverfahren gewinnt außerdem durch die mit der Zahl bearbeiteter Anträge zunehmende Übung der Koordinatoren an Sicherheit, die auch in der Lage sind, Kollegen in anderen Fachbereichen bei ungewohnten Aufgaben der Veranstaltungskoordination zu helfen. Gerade bei der Koordination von Großveranstaltungen ist die durch routinierte Sachbearbeiter und stets präsente Informationen entstehende Sicherheit von großem Wert.

Die Antragsbearbeitung in evenkoo! basiert auf einem konfigurierten Workflow, in dem abhängig von der Veranstaltungsart neben der zentralen Koordinationsstelle weitere Fachbereiche der kommunalen Verwaltung in die Arbeit einbezogen werden. Jeder Beteiligte sieht in seinem Arbeitsvorrat anstehende Aufgaben, kann alle bereits erfolgten Bearbeitungsschritte in der Antragsakte verfolgen und seinen Teil zur gemeinschaftlichen Arbeit beitragen. Koordinatoren können das Eintreffen erwarteter Zuarbeiten einfach überprüfen und bei Bedarf an ausstehende Leistungen erinnern. Auf diese Weise wird jeder Veranstaltungsantrag für alle Beteiligten am Genehmigungsverfahren transparent und nachvollziehbar.